จัดระเบียบเอกสาร เพื่อประโยชน์ตัวเอง&ลูกหลานในอนาคต
"เอกสาร"คือสิ่งที่สำคัญเทียบได้กับอวัยวะชิ้นที่ 33ถ้าวันนี้คุณยังปล่อยปะละเลย มาลงมือจัดระเบียบเอกสารกันดีกว่าเพื่อประโยชน์ในอนาคตของตัวเอง
ตลอดชีวิตตั้งแต่เกิดจนตาย "เอกสาร" อาจเทียบได้กับอวัยวะชิ้นที่ 33 ของมนุษย์ที่ต้องมีติดตัวติดบ้านตลอดเวลา เพราะนอกจากใช้แสดงสถานะภาพแล้ว เอกสารยังใช้ระบุตัวตนพิสูจน์ความเป็นเจ้าของสินทรัพย์กับผลประโยชน์ที่บุคคลทำธุรกรรมไว้
จึงไม่ฉลาดเลย หากคนไทยทั่วไปละเลยเอกสารสำคัญ ที่เกี่ยวข้องทางตรงและทางอ้อมกับการเงิน โดยไม่บอกญาติให้รับรู้ เพื่อรับผลประโยชน์อันควรได้ ในยามที่เจ้าของเอกสารต้องจากไปอย่างกะทันหัน
Fundamentals ฉบับนี้ จึงหยิบเรื่อง "เอกสารจำเป็นต้องรู้ต้องใช้ก่อนสิ้นลม" ของวอลล์ตรีท เจอร์นัล มานำเสนอ หวังกระตุ้นคนไทยตื่นตัวเก็บเอกสารสำคัญให้ดีอยู่เสมอ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างที่มีและหามาได้จะยังอยู่ในความดูแลของบุคคลอันเป็นที่รัก
+++++++++++++
0เงินไร้เจ้าของกว่า 3 หมื่นล้านดอลล์
ซาบิรา โชดูรา ผู้เขียนและเรียบเรียงเรื่อง "เอกสารจำเป็นต้องรู้ต้องใช้ก่อนสิ้นลม" ในวอลล์สตรีท เจอร์นัล เชื่อว่าทุกวันนี้ไม่เพียงพอเสียแล้วในการเซ็นชื่อกำกับเอกสารจัดการมรดกหรือคำสั่งเสียก่อนตายเอาไว้กองโต เพราะผู้คนทั่วไปต้องดำเนินการให้แน่ใจด้วยว่า ทายาทผู้ได้รับมรดกตื่นตัวและรับรู้สถานที่จัดเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับมรดก
เพราะใน 10 มลรัฐของสหรัฐ มีการสืบค้นหาสาเหตุที่ว่า เหตุใดกลุ่มบริษัทประกันชีวิตรายใหญ่สุดบางแห่งในประเทศ จึงไม่สามารถคืนผลประโยชน์ที่ระบุในกรมธรรม์ให้แก่ทายาทผู้ได้รับผลประโยชน์ ซึ่งกรมธรรม์ลักษณะนี้มีจำนวนไม่น้อย
ขณะที่บริษัทประกันให้ข้อมูลว่าจากเงื่อนไขในกรมธรรม์ไม่จำเป็นต้องพิสูจน์ หากเจ้าของกรมธรรม์ยังมีชีวิตอยู่ และต้องจ่ายสินไหมตามคำร้องทันทีที่ผู้รับผลประโยชน์แจ้งล่วงหน้า แต่ปัญหากลับอยู่ที่เจ้าของกรมธรรม์จากไปกะทันหัน การพิสูจน์เอกสารกับผู้รับผลประโยชน์จึงเป็นเรื่องหลีกเลี่ยงไม่ได้
จากประเด็นข้างต้น ปัญหาจึงอยู่ที่การพิสูจน์สิทธิเพื่อรับผลประโยชน์ ทำให้การจัดวางเอกสารสำคัญต่างๆ ในที่ปลอดภัย และให้บอกกับสมาชิกในครอบครัวไว้เนื้อเชื่อใจได้ว่า เอกสารสำคัญใช้อ้างสิทธิรับผลประโยชน์นั้น จัดเก็บไว้ในที่ใดหรือส่วนใดของบ้านบ้าง เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม
โชดูรายกตัวอย่างจริงกรณีของ ฌอง ปาร์ ผู้จัดการหญิงของอเมริกัน เคมิคอล โซไซตี้ ในกรุงวอชิงตัน วัย 50 ปี มีแม่คอยเป็นห่วงผู้อยู่ข้างหลัง ขณะที่ตัวของเธอเองกลับไม่ได้คิดรอบคอบเรื่องการส่งมอบทรัพย์สินพร้อมเอกสารสำคัญ ในยามที่แม่ต้องจากไปเลย
มารดาของปาร์เสียชีวิตในปี 2548 แต่ปาร์รับรู้ว่าจะค้นพบพินัยกรรมของแม่ได้จากที่ใด เพราะแม่เธอได้มอบกุญแจไขกล่องนิรภัยของธนาคาร และบอกแหล่งที่เก็บเอกสารสำคัญต่างๆ รวมทั้งเอกสารที่แม่ของเธอได้ชำระเงินแล้วเพื่อจัดงานศพให้กับตัวเอง
จากข้อมูลของสมาคมผู้บริหารทรัพย์สินไม่มีผู้แสดงสิทธิขอคืนแห่งชาติสหรัฐ ยังให้ข้อเท็จจริงสะท้อนผลตามมาทางการเงิน จากการละเลยไม่เก็บเอกสารเรียกร้องสิทธิผลประโยชน์ว่า มีมากมายและมีจำนวนไม่น้อย เพราะจากอดีตถึงปัจจุบันสมาคมแห่งนี้ถือครองเงินในบัญชีธนาคารและสินทรัพย์อื่นๆ ที่ไม่มีผู้มาอ้างสิทธิขอรับคืนมากกว่า 3.29 หมื่นล้านดอลลาร์แล้ว
0แนะวิธีเก็บ-จัดระเบียบ
ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่แนะนำให้หาอุปกรณ์จัดเก็บหรือใส่เอกสาร ซึ่งสมาชิกในครอบครัวสามารถเข้าไปหยิบหรือค้นหาได้ในกรณีฉุกเฉิน และควรจัดระเบียบบัญชีธนาคาร กรมธรรม์ประกันชีวิตและบัญชีซื้อขายหุ้น ที่รวมอยู่ด้วยกันหรือแยกกันไว้ให้เป็นระเบียบ
เจ้าของเอกสารสามารถรวบรวมเอกสารสำคัญไว้ที่ทนายความของตัวเอง หรือนำไปฝากเก็บไว้ในตู้นิรภัยของธนาคาร หรือเก็บไว้ที่บ้านในจุดปลอดภัยป้องกันไฟได้ แต่ต้องเป็นจุดที่สมาชิกในครอบครัวซึ่งไว้ใจได้รับรู้ร่วมกันด้วย
อย่างไรก็ตาม โชดูราอธิบายว่าไม่ได้หมายความให้เจ้าของเอกสารเก็บทุกสิ่งทุกอย่างไว้หมด เพราะบางครั้งบุคคลอันเป็นที่รักซึ่งยังมีชีวิตอยู่ ต้องรับดูแลเอกสารของผู้จากไปไว้มากจนเกินไป จนไม่สามารถค้นหาได้ง่าย ดังนั้นขอให้เลือกเก็บเฉพาะเอกสารสำคัญเท่านั้น
มีตัวอย่างหนึ่งน่าสนใจ คือ เจน บิสซ์เลอร์ วัย 57 ปีมีอาชีพที่ปรึกษาในมลรัฐโอไฮโอของสหรัฐ เข้าไปช่วยแม่วัย 87 ปีจัดการเอกสารของตัวเองในปี 2551 แม่ของเธอเป็นม่ายการเงินค่อนข้างเรียบง่าย ทำให้งานช่วยเหลือแม่จึงเป็นเรื่องที่ดูไม่ยาก
แต่ความไม่ยุ่งยากหากมองอย่างผิวเผิน กลับต้องใช้เวลานานนับปี กว่าที่บิสซ์เลอร์และแม่ของเธอจะสะสางเอกสารทุกอย่างที่มีให้เรียบร้อยและลงตัว ซึ่งเอกสารมากมายที่ต้องจัดการนั้น ประกอบด้วยบัญชีธนาคาร 8 บัญชี ใบเสร็จค่าสาธารณูปโภคที่ต้องย้อนดูเป็นทศวรรษนับจากปี 2493 และเช็คยกเลิกแล้วอีกหลายร้อยแผ่น
ที่ต้องเหนื่อยไปกว่านั้น คือบิสซ์เลอร์และแม่ต้องเดินทางไปตามธนาคารและบริษัทค้าหลักทรัพย์หลายแห่ง เป็นการไปให้ถึงที่เพื่อให้มั่นใจได้ว่า ได้จดบันทึกบัญชีการเงินของแม่ทุกชิ้นทุกฉบับไว้แล้ว จากนั้นไม่นานแม่ของบิสซ์เลอร์ก็จากโลกนี้ไปในปี 2552
"เป็นฝันร้ายหากไม่ได้เข้าไปช่วยจัดการเอกสารการเงินและเอกสารทุกอย่างร่วมกันกับแม่ หากยังเก็บทุกสิ่งทุกอย่างไว้ แถมยังซ่อนเอกสารอีกส่วนหนึ่งไว้ด้วย มันก็เหมือนกับกองขยะเกิดจากพายุดีเปรสชั่น" บิสซ์เลอร์กล่าวและว่า การมีเอกสารจัดระเบียบไว้ล่วงหน้า ช่วยประหยัดเวลาเป็นปีที่ต้องสะสาง และไม่ต้องสิ้นเปลืองเวลาขอใบมรณะบัตร เพื่ออ้างสิทธิในผลประโยชน์
จากเรื่องจริงทั้งหมดข้างต้น ทำให้โชลูดาอยากนำเสนอประเภทเอกสาร ว่าเอกสารสำคัญสุดประเภทใดบ้างที่คนทั่วโลกรวมทั้งคนไทยจำเป็นต้องเซ็น และส่งมอบให้ผู้ไว้วางใจในครอบครัวได้รับรู้หรือช่วยเก็บไว้ พร้อมย้ำว่าทุกคนควรเริ่มต้นจัดระเบียบเก็บเอกสารต่างๆ ให้เร็วๆ ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และคอยอัพเดทเอกสารเหล่านี้ทุก 2-3 ปี เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงของสิทธิและทรัพย์สิน
0พินัยกรรมต้นฉบับสำคัญสุด
พินัยกรรมของแท้ทำไว้แต่เดิมนับเป็นเอกสารสำคัญสุดอันดับแรก ที่จะต้องเก็บไว้ในแฟ้ม เพราะหากบุตรหลานในครอบครัวอายุยังน้อยก็ต้องมีผู้พิทักษ์ทรัพย์เข้ามาช่วยดูแลผลประโยชน์ก่อน ซึ่งพินัยกรรมเปรียบเสมือนเป็นตัวแทนของเจ้าของพินัยกรรมทิ้งไว้ เพื่อระบุทายาทผู้รับมอบสินทรัพย์ต่อจากเขาหรือเธอ
พินัยกรรมยังเกี่ยวข้องกับการพิสูจน์ตามกระบวนการกฎหมาย ที่ต้องใช้เวลาในการสืบค้น ประเมินราคาอสังหาริมทรัพย์ ชำระหนี้คงค้าง และจัดสรรสินทรัพย์ที่เหลืออยู่ การไม่มีเอกสารเป็นพินัยกรรมต้นฉบับ ย่อมหมายถึงกระบวนการอาจต้องใช้เวลาพิสูจน์ยาวนานด้วยความอดทน หากมีผู้คัดค้านสำเนาพินัยกรรมในชั้นศาล
ริค ลอว์ ผู้ก่อตั้งลอว์ เอลเดอร์ลอว์ แอลแอลพี กล่าวว่า ผู้วางแผนช่วยจัดการเรื่องมรดกแนะนำกันมากขึ้นให้เพิ่มเติมเนื้อหาการถอดถอนรายชื่อบุคคลซึ่งเดิมเคยไว้ใจออกจากพินัยกรรมได้
กรณีสามารถถอดถอนชื่อบุคคลเคยไว้ใจได้ซึ่งยังมีชีวิตอยู่ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาในช่วงที่เจ้าของพินัยกรรมยังมีชีวิต ซึ่งช่วยให้เจ้าของพินัยกรรมยังทำหน้าที่เหมือนตัวแทนจัดการมรดกกับผลประโยชน์ให้เป็นไปตามที่ตัวเองกำหนดไว้
ดันแคน โมสลีย์ รองประธานแซนเดอร์ส ไฟแนนเชี่ยล แมเนจเมนท์ในมลรัฐแอตแลนตา เตือนว่าหากครอบครัวไม่สามารถค้นหาเอกสารพินัยกรรมต้นฉบับได้ โดยทั่วไปแล้วเขาหรือเธอที่เป็นเจ้าของพินัยกรรมต้องจัดการมรดกภายใต้กระบวนการทางกฎหมาย
"จดหมายสั่งแนบไว้" สามารถนำมาใช้เป็นเอกสารเพิ่มเติมเป็นประโยชน์ร่วมกับพินัยกรรมได้ แม้ว่าจดหมายไม่มีน้ำหนักทางกฎหมาย แต่จดหมายให้ความมั่นใจได้ว่า มีการสั่งเสียเรื่องจัดงานศพไว้ด้วย และผู้ปฏิบัติตามพินัยกรรมก็มีรายชื่อกับข้อมูลของทนายความ นักบัญชีและที่ปรึกษาการเงิน ซึ่งสามารถติดต่อได้
0เก็บใบแสดงสิทธิในทรัพย์สิน
ควรเก็บเอกสารเกี่ยวกับการแสดงความเป็นเจ้าของบ้านที่อยู่อาศัยและที่ดิน เอกสารการทำพิธีศพ เอกสารรถยนต์ ใบกำกับการถือครองหลักทรัพย์ ตราสารหนี้เพื่อการออม สัญญาข้อตกลงทำธุรกิจบริษัทหรือการเป็นหุ้นส่วน รายการค่าธรรมเนียมโบรกเกอร์ที่ทำไว้ และบัญชีเงินกู้ซื้อบ้านระบุไว้ในสัญญา
หากไม่บอกคนในครอบครัวไว้ว่าถือครองเอกสารต่างๆ ข้างต้น ย่อมมีโอกาสที่สมาชิกในครอบครัวจะไม่สามารถค้นพบเอกสารทั้งหมดนี้ได้เลย โมสลีย์แนะนำว่ากรณีเช่นนี้ ลูกค้าของเธอต้องจัดการสืบค้นด้วยตัวเอง ทั้งดูจดหมายใบเสร็จเรียกเก็บภาษีอสังหาริมทรัพย์ หรือบัญชีธนาคารเพื่อการชำระคืนดอกเบี้ย เป็นต้น
จัดแฟ้มเอกสารใดๆ ที่มีรายการสินเชื่อทำสัญญาไว้กับคนอื่นๆ เพื่อสินเชื่อเหล่านี้ถูกรวมไว้เป็นสินทรัพย์ในมรดก เช่นเดียวกับการเก็บรายการหนี้ที่กู้ไว้ เพื่อไม่ให้เป็นภาระของครอบครัวต้องคอยค้นหา
0ย้อนดูบัญชีธนาคาร
ลอว์แนะนำว่าให้บอกสมาชิกในครอบครัวที่ไว้ใจได้ รับรู้ร่วมกันถึงบัญชีทุกบัญชี และข้อมูลเข้าออนไลน์ทำธุรกรรมกับแบงก์ เพื่อพวกเขาสามารถแจ้งธนาคารให้ทราบถึงการเสียชีวิตของเจ้าของบัญชีได้ หากไม่มีใครนำเงินเข้าหรือออกจากบัญชี บัญชีนั้นกลายเป็นบัญชีหยุดนิ่ง และกลายเป็นทรัพย์สินของรัฐในที่สุด
ให้แน่ใจก่อนว่าลงรายการตู้นิรภัยที่ฝากหรือมีอยู่ในธนาคาร ลงทะเบียนแจ้งชื่อสามีหรือภรรยาพร้อมชื่อของบุตรไว้กับธนาคาร บอกให้เขาหรือเธอและลูกๆ เซ็นไว้ในเอกสาร เพื่อที่ว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงตู้นิรภัยโดยไม่ต้องขอคำสั่งศาล
0ต้องเตรียมเอกสารสุขภาพ
หากเป็นไปได้ขอให้กรอกเอกสารเพื่อสุขภาพที่สำคัญไว้ล่วงหน้า ซึ่งเป็นรูปแบบมอบอำนาจทนายความดูแลพินัยกรรมเป็นผู้มีอำนาจจัดการเรื่องสุขภาพให้ เป็นการตัดสินใจแทนเจ้าของทรัพย์สิน หากเขาหรือเธออยู่ในสภาพบุคคลไร้ความสามารถ
เอกสารไม่ควรขัดกับกฎหมายด้านสุขภาพส่วนบุคคลของรัฐ เพื่อที่แพทย์ โรงพยาบาลและบริษัทประกันสามารถพูดคุยกับผู้ได้รับมอบอำนาจ เจ้าของเอกสารอาจจำเป็นต้องกรอกแบบฟอร์มให้อำนาจการเปิดเผยข้อมูลสุขภาพที่ได้รับความคุ้มครองไว้ด้วย
พอร์ตเตอร์ สโตรีย์ รองประธานบริหารของอเมริกัน อคาเดมี ออฟ ฮอสพิค แอนด์ พาลเลียทีฟ เมดิซีน กล่าวว่าไม่ใช่แค่เรื่องแต่งตั้งทนายความที่ได้รับมอบอำนาจให้จัดการเรื่องสุขภาพเท่านั้น แต่เจ้าของพินัยกรรมต้องอธิบายกับผู้ได้รับการแต่งตั้งว่า ตนเองต้องการให้มีผู้ดูแลในกรณีเป็นบุคคลไร้ความสามารถ ดังนั้นให้เขียนพินัยกรรมช่วงมีชีวิตอยู่ พร้อมระบุรายละเอียดความต้องการเช่นนี้ลงไปด้วย
0บัญชีเพื่อเกษียณ+ประกันชีวิต
ให้สำเนากรมธรรม์ประกันชีวิตไว้ เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าสำคัญที่สุดสำหรับครอบครัวที่จะต้องมีไว้ สมาชิกในครอบครัวจำเป็นต้องรู้ชื่อบริษัทประกันภัย หมายเลขกรมธรรม์ และตัวแทนเกี่ยวข้องกับกรมธรรม์
ให้ระวังเป็นพิเศษเกี่ยวกับกรมธรรม์ ที่นายจ้างทำให้เพื่อการเกษียณ ซึ่งเดวิด ปีเตอร์สัน ซีอีโอของแคปิตอล อินเวสต์เมนท์ เซอร์วิส บอกว่าเป็นสิ่งที่นักวางแผนการเงินมักมองข้ามกัน พิสูจน์ได้จากข้อมูลของสำนักงานตรวจสอบการเงินการบัญชีของรัฐในสหรัฐ พบว่าเฉพาะรัฐนิวยอร์กไม่มีการเรียกร้องขอใช้สิทธิชำระคืนเบี้ยประกันนับจากปี 2540 จนถึงขณะนี้ มากกว่า 400 ล้านดอลลาร์แล้ว
นักวางแผนการเงินเสนอแนะให้เจ้าของพินัยกรรม ร่างรายการเป็นผลประโยชน์อย่างเงินบำเหน็จบำนาญ เงินได้รายปี บัญชีเพื่อการเกษียณ และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ให้สามีหรือภรรยากับบุตรร่วมรับรู้ บัญชีออมส่วนบุคคลเพื่อการเกษียณ จะพิจารณาว่าไม่มีผู้เรียกร้องขอคืน หากไม่มีการถอนออกไปหลังจากอายุผู้เป็นเจ้าของบัญชีมีอายุเกิน 70 ปีกับ 6 เดือน และจากข้อมูลของสมาคมผู้บริหารทรัพย์สินไม่มีผู้แสดงสิทธิขอคืนแห่งชาติสหรัฐ พบว่ามีเงินประเภทบัญชีออมส่วนบุคคลเพื่อการเกษียณ ที่ไม่มีผู้มาร้องขอคืนทุกปีเป็นจำนวนหลายหมื่นล้านดอลลาร์
ดังนั้นกรณีที่ทายาทไม่รู้เกี่ยวกับบัญชีออมส่วนบุคคลเพื่อการเกษียณ ทายาทจะไม่สามารถนำสิทธิที่มีไปใช้อ้างขอรับเงินแทนได้ และเงินก้อนที่ควรได้อาจสูญเปล่า ในสหรัฐมีสถิติกระทรวงแรงงานซึ่งคาดการณ์ว่าแต่ละปีแรงงานในสหรัฐหลายพันคน ไม่ใช้สิทธิเรียกร้องหรือติดตามทรัพย์สินที่มีอยู่ในกองทุนสำรองเลี้ยงชีพมูลค่ารวมถึงขณะนี้กว่า 850 ล้านดอลลาร์
0ใบสมรสกับหย่าร้างสำคัญ
เอกสารสำคัญสุดท้าย ซึ่งโชดูลากล่าวว่าต้องบอกสามีหรือภรรยาเกี่ยวกับจุดที่เก็บเอกสารแสดงสถานะภาพการสมรสไว้ด้วย เพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้าเสียเวลาแสดงสิทธิ อย่างเช่นกรณีของ แมรี่ เคย์ วัย 74 ปี ซึ่งไม่มีเอกสารแสดงความเป็นภรรยาเมื่อสามีเสียชีวิต
โดยเคย์ต้องทำหนังสือส่งไปที่ทำการรัฐในกรุงนิวยอร์กซึ่งเป็นสถานที่เธอกับสามีจดทะเบียนสมรสกัน และต้องชำระเงินเพื่อขอใบสมรสใหม่ เพื่อพิสูจน์สถานภาพของตัวเอง ก่อนใช้สิทธิร้องขอเป็นผู้รับมรดกจากสามีได้
สำหรับกลุ่มคนหย่าร้างกันแล้ว เป็นเรื่องสำคัญเช่นกันในมุมมองของลินดา ลี วิเคน ประธานของอเมริกัน อคาเดมี ออฟ แมทริโมเนียล ลอง์เยอร์ส ในเมืองชิคาโก เธอเชื่อว่าเอกสารเหล่านี้ช่วยกำหนดการเลี้ยงดูให้การสนับสนุนบุตรได้ เพื่อการตกลงในทรัพย์สินกับค่าเลี้ยงดูบุตรได้ และยังช่วยกำหนดรายการเพื่อจัดสรรแบ่งบัญชีออมเพื่อเกษียณกับการลงทุนระหว่างคนสองคนได้ง่ายขึ้นด้วย
วิเคนยังแนะนำให้จัดเก็บเอกสารประกันชีวิตไว้ให้เป็นระเบียบ เพราะในสหรัฐในหลายมลรัฐ หากมีกรมธรรม์ยกผลประโยชน์ให้บุตร กรมธรรม์นี้สามารถนำมาใช้แบ่งเบาภาระการเลี้ยงดูบุตรได้ และควรเก็บรวบรวมสำเนาคำสั่งที่พิสูจน์ได้ว่าสามีหรือภรรยา ได้รับส่วนแบ่งในบัญชีเพื่อการเกษียณไปแล้ว
